Einführung

Mit der fortschreitenden Digitalisierung haben sich Messenger-Dienste wie WhatsApp, Signal oder Microsoft Teams längst in den Geschäftsalltag integriert. Unternehmen und Selbstständige nutzen diese Tools zur schnellen Kommunikation – häufig auch für vertragsrelevante Absprachen. Doch wer im Geschäftsverkehr auf solche Kanäle setzt, steht vor einer Reihe von juristischen Fragestellungen.

Beweissicherung und Dokumentation

Einer der zentralen Aspekte ist die Beweissicherung. Schriftverkehr per Messenger kann als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten dienen, birgt jedoch Risiken:

  • Manipulationsgefahr: Digitale Nachrichten können nachträglich verändert werden. Es empfiehlt sich, kritische Gespräche durch Screenshots oder Exportfunktionen schriftlich zu dokumentieren und zu archivieren.
  • Nachvollziehbarkeit: Für den Rechtsverkehr ist es wichtig, dass Inhalte eindeutig einem Absender zugeordnet werden können. Die Nutzung von Diensten mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bietet hierbei zusätzlichen Schutz, erfordert jedoch meist auch ein hohes Maß an technischem Know-how im Umgang mit den Funktionen.

Datenschutz und Vertraulichkeit

Neben der Beweissicherung steht der Datenschutz im Mittelpunkt. Insbesondere im Rahmen der DSGVO müssen Unternehmen sicherstellen, dass sensible Informationen angemessen geschützt sind:

  • Verschlüsselung: Nutzen Sie Messenger-Dienste, die eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten. Dies reduziert das Risiko, dass unbefugte Dritte Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten.
  • Dienstleister und Datenverarbeitung: Prüfen Sie die Datenschutzrichtlinien der genutzten Anwendungen. Bei manchen Anbietern werden Daten unter Umständen in Drittstaaten verarbeitet, was zusätzliche rechtliche Prüfungen erfordert.
  • Einwilligungen: Klare Nutzungsvereinbarungen und, wenn erforderlich, die explizite Einwilligung der Beteiligten zur Nutzung digitaler Kommunikationswege, können spätere Datenschutzrisiken minimieren.

Vertragsabschlüsse und Rechtsgültigkeit

Auch wenn informelle Kommunikation oft als weniger verbindlich angesehen wird, können auf Messenger-Diensten getroffene Vereinbarungen parteischlüssig sein:

  • Dokumentation von Vereinbarungen: Achten Sie darauf, dass wesentliche Vertragsinhalt schriftlich festgehalten wird. Bei wichtigen Absprachen ist eine Beweisaufbereitung unerlässlich.
  • Rechtswirksamkeit: Es sollte stets geprüft werden, ob die digitalen Kommunikationswege den gesetzlichen Anforderungen an Schriftform und Authentizität genügen – insbesondere bei Verträgen, bei denen eine notarielle Beurkundung oder eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich sind.

Handlungsempfehlungen für den Alltag

Basierend auf den genannten Risiken und Herausforderungen empfehlen wir folgende praxisnahe Leitlinien:

  1. Klare Kommunikationsrichtlinien: Unternehmen sollten interne Richtlinien erlassen, die den Umgang mit Messenger-Diensten im Geschäftsverkehr regeln. Dazu gehört auch die Empfehlung, kritische Informationen über gesicherte Kanäle zu versenden.
  2. Archivierung: Sorgen Sie für ein sicheres Archivierungssystem, welches digitale Nachrichten revisionssicher speichert. Das kann im Streitfall den Unterschied machen.
  3. Rechtliche Beratung: Lassen Sie sich, insbesondere bei der Implementierung neuer digitaler Kommunikationsmittel, von einem spezialisierten Anwalt beraten – gerade hinsichtlich der Einhaltung datenschutzrechtlicher und vertraglicher Vorgaben.
  4. Technische Absicherung: Investieren Sie in Schulungen und Sicherheitslösungen, die den sicheren Umgang mit Messenger-Diensten gewährleisten.

Fazit

Die Integration von Messenger-Diensten in den Geschäftsverkehr bringt zweifelsohne viele Vorteile – von der schnellen Kommunikation bis hin zur Flexibilität. Gleichzeitig bergen sie auch Risiken, die nicht unterschätzt werden sollten. Wer rechtliche Fallstricke vermeiden möchte, sollte neben technischen Lösungen auch klare interne Regelungen und bei Bedarf juristischen Rat in Anspruch nehmen. So können Unternehmen den Spagat zwischen digitaler Effizienz und rechtlicher Sicherheit meistern.

Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich zur allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Mit Anwalt GURU setzen Sie auf eine zukunftsweisende Plattform – für die bestmögliche Rechtsberatung und Anwaltssuche.

Jetzt Anwalt GURU ausprobieren